اخبار
مطالب اخیر
مطالب محبوب
عضویت در خبرنامه

با وارد کردن ایمیل در کادر زیر و ثبت آن مشترک خبرنامه وب سایت افغان لرن خواهید شد و از آخرین مطالب سایت بهره مند می شوید

توجه داشته باشيد بعد از وارد کردن ايميل خود و ثبت آن، ميبايست ايميل خود را تاييد نمایید

روزانه ایمیل‌های زیادی  دریافت و یا ارسال می‌کنیم.  بعضی از این ایمیل‌ها برای ما مهم و نیازمند فعالیت‌های بعدی مانند جواب دادن و غیره هستند، اما بسیاری از ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم مربوط به جامعه‌های مجازی و فعالیت و اطلاعات مربوط به آنهاست. با این وجود پیدا کردن و از دست ندادن ایمیل‌های مهم خیلی سخت است.

البته راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. برای مثال می‌توانید ازscheduled reminders که به شما یادآوری می‌کند به شخص ایمیل فرستنده حتما پاسخ ارسال کنید، بهره بگیرید؛ یا می توانید از schedule emails and delay replies in Gmail و یا از سرویس Gmail Priority inbox و حتی از توصیه‌های خود جیمیل که کمک‌های زیادی به شما می‌کند استفاده کنید.

این نوشته نگاهی به یکی از این ابزارها برای مدیریت بهتر صندوق دریافت جیمیل شماست  ActiveInbox که با نام GTDInbox   و GTDGmail  نیز شناخته می شود یکی از افزونه‌های کاربردی برای بهینه سازی و مدیریت ایمیل‌های دریافتی محسوب می‌شود.

گام اول: نصب و راه اندازی ActiveInbox

اولین چیزی که نیاز دارید نصب این ابزار است که مانند سایر افزونه‌های دیگر به راحتی نصب می‌شود و شما می‌توانید از آن در گوگل کروم و موزیلا فایرفاکس استفاده کنید.

بعد از نصب این ابزار شما نیاز به ایجاد اولین برچسب وضعیت برای تعیین وظیفه ایمیل‌های خود دارید. این برچسب وضعیت همان برچسب‌های عادی در جیمیل است. شما می‌توانید بعد ها تعدادی را حذف و تعدادی را به آن اضافه کنید.

بعد از انجام  کارهای گفته شده، شما نوار زیر را بالای هر یک از ایمیل‌های خود می‌بینید.

برچسب وضعیت

با این ابزار شما باید هر کدام از ایمیل‌های وارده را زیردسته یکی از این برچسب‌ها قرار دهید. به طور مثال:

Action:  ایمیل‌های مهم تا زمانی که کار به پایان برسد

Some day:  ایمیل‌هایی که هنوز به فکر انجام آن نیستید ولی آنقدر مهم هستند که نمی‌توان آن‌ها را نادیده گرفت.

Waiting on:  ایمیل‌هایی که در آینده نیاز به پاسخ یا انجام کاری دارند.

زمانی که یکی از برچسب‌های نوشته شده را برای ایمیل خود انتخاب کردید، نوشته زیر از طرف افزونه برای شما نمایش داده می‌شود.

This is the key to safely emptying your inbox: give your actionable emails Status, archive them and use your sidebar to track them until they’re complete.

اکنون می‌توانید تا با یک کلیک به لیست ایمیل‌های Waiting on یا Action دسترسی پیدا کند.

همین‌طور از این قسمت می‌توانید برچسب ایمیل را تعویض کنید یا آن را به صورت “انجام شده”  یا “اجتناب از انجام” ذخیره کنید.

پروژه ها و منابع

زمانی که برچسب‌ها کار وظیفه گذاری بر عهده ایمیل‌های دریافتی را انجام می دهند، پروژها عهده دار مدیریت موضوعی ایمیل‌ها هستند.  شما می‌توانید  یکی از برچسب‌های قبلی را به پروژه تبدیل و یا یک برچسب جدید ایجاد کنید.

برچسب‌های منابع به معنی پیدا کردن آسان ایمیل‌ها در آینده است.

ایمیل های خود را به طور کارآمد تر مرور کنید

بعد از سازمان‌دهی ایمیل‌ها این افزونه چند ویژگی خوب دیگر نیز در اختیار شما قرار می‌دهد.

  • دیدن  previous emails برای دیدن ارسال/ پاسخ‌ها
  • پیدا کردن ایمیل‌های مرتبط در مشاهده یک مکالمه
  • دیدن خلاصه‌ای از ایمیل در صندوق دریافت و پیدا کردن نتیجه با یک کلیک راست

 

ترجیحات:

یکی از خوبی‌های این افزونه در این است که شما همان‌گونه که بخواهید می‌توانید از آن استفاده کنید ActiveInbox را می‌توانید بین پیوند‌های About & Help  نوار کناری خوب پیدا کنید و هر قسمت آن را خود تنظیم کنید.

توصیه‌ها:

با تمام نکاتی که گفته شد، این افزونه می‌تواند به صندوق دریافت شما روح تازه‌ای ببخشد؛ با این‌حال در نظر داشته باشید که بسیاری از کارهای گفته شده را می‌توانید توسط افزونه‌های دیگر و یا خود جیمیل انجام دهید ولی به نظر می‌رسد که استفاده کردن از این افزونه بسیار آسان تر است، زیرا:

در طول روز چند بار به ایمیل خود سر نزنید که هر بار یک ایمیل را به طور جداگانه ذخیره کنید، بهتر است یک برچسب پروژه ایجاد کنید تا ایمیل ها به صورت خودکار ذخیره شوند.
بگذارید که ایمیل‌هایتان در برچسب “Waiting on” بمانند تا پاسخ دریافت کنید.
برای سرویس‌های اطلاع رسانه شبکه‌های اینترنتی مختلف، یک فیلتر مناسب ایجاد کنید تا همه به صورت خودکار پوشه‌بندی شوند. با این کار شما می‌توانید هر وقت که خواستید آن‌هارا بخوانید، بدون این که صندوق دریافتی شما را شلوغ کنند.

اگر فکر می‌کنید این افزونه می‌تواند به سازماندهی و مدیریت ایمیل‌های شما کمک کند پس آن را به دیگران نیز توصیه کنید.